Rekisteriseloste

Jäsenrekisterin käyttötarkoitus, ylläpito ja päivittäminen

Kajaanin Elo ry:n jäsenrekisterin ylläpitäjänä toimii Kajaanin Elo ry. Rekisterin käsittelijänä toimii erikseen tehtävään nimetty hallituksen jäsen. Rekisterin suojaamisesta ja turvallisuudesta huolehtii tehtävään erikseen nimetty hallituksen jäsen.

Kajaanin Elo ry:n jäsenrekisterin tietoja ei ikinä luovuteta sellaisenaan seuran ulkopuolisille tahoille. Rekisterin sisältämiä jäsentietoja voidaan kuitenkin luovuttaa tilastomuodossa, ilman yksilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja kohdassa Jäsenrekisterin käyttö määritellyllä tavalla. Jäsenrekisteriin merkittyjä yhteystietoja ei luovuteta seuran ulkopuolisille tahoille. 


Jäsentietojen kerääminen ja näiden käyttötarkoitus

Keräämme vuosittain jäseniltämme jäsentietolomakkeen jäsenrekisteriämme varten. Jäsenrekisteri päivitetään vuosittain ja tämän yhteydessä poistamme kaikki yli viisi vuotta vanhat jäsentiedot. Jäseneksi liittymisen ja jäsentietojen vuosittaisen päivittämisen yhteydessä seuran ohjaajat ja hallituksen jäsenet toimivat lomakkeiden vastaanottajina ja toimittavat lomakkeet sovitusti vastuuohjaajien välityksellä rekisterin ylläpitäjänä toimivalle erikseen määritellylle käsittelijälle.

Seuran jäsentietolomake toimii valitun kauden jäsenyyshakemuksena, jonka pohjalta seuran hallitus hyväksyy jäsenet. Kun jäsen on lainmukaisesti hyväksytty seuran toimintaan ja hän on suorittanut jäsenmaksunsa, hän saa henkilökohtaisen, omalla kuvallaan varustetun kuvallisen jäsenkortin. Jäsenkortissa näkyvät jäsenen nimi, jäsennumero sekä kuva. 

Jäsenten tunnistamiseksi rekisterimme sisältää seuraavat tiedot:

- Jäsennumero / jäsenviite

- Etu- ja sukunimi, syntymävuosi ja kotiosoite

- Jäsenen sähköpostiosoite, sekä tieto saako sähköpostia käyttää seuran sisäiseen tiedotukseen

- Jäseneksiliittymisvuosi

- Ensisijainen kontaktipiste tunnista, jolta jäsen haluaa noutaa jäsenkorttinsa


Jäsenrekisterin käyttö

Kajaanin Elo ry kuuluu Suomen voimisteluliitto Svoliin ja on velvollinen vuositasolla raportoimaan jäsenmääränsä tilastointia varten. Tilastointi koskee jäsenten määrää yleisellä tasolla, sekä alle 16-vuotiaiden ikäjakaumaa. 

Kajaanin Elo ry pidättää oikeuden olla yhteydessä jäseniinsä jsäenlomakkeessa olevaan sähköpostiosoitteeseen, mikäli jäsen tämän jäsentietolomakkeessaan sallii. Jäsenrekisteriin kirjattuja yhteystietoja voidaan jäsenen salliessa käyttää Kajaanin Elo ry:n toimintaa ja tapahtumia koskevassa tiedottamisessa.


Tietojen poistaminen jäsenrekisteristä

Kaikki yli viisi vuotta päivittämättä olleet jäsentiedot siivotaan jäsenrekisteristä vuosittain. Jäsentiedot voidaan jäsenen henkilökohtaisesta pyynnöstä poistaa rekisteristä välittömästi jäsenyyden päättymisen jälkeen.

Mikäli jäsen on lomakkeessa sallinut Kajaanin Elo ry:n toimintaa koskevan sisäisen viestinnän, mutta haluaa myöhemmin kieltää sähköpostitiedotuksen, pyydämme teitä ilmoittamaan asiasta sähköpostitse kajaaninelo@gmail.com, otsikolla "Kajaanin Elon sähköpostitiedotuksen peruminen, ____ " (oma jäsennumerosi):

Mikäli jäsen haluaa ennen kauden päättymistä muuttaa jäsenrekisteriin ilmoittamiaan tietoja, jäsen voi olla asiaan liittyen yhteydessä sähköpostiosoitteeseen kajaaninelo@gmail.com, josta viesti ohjataan rekisterin ylläpitäjän käsittelyyn.