Rekisteriseloste
Jäsenrekisterin käyttötarkoitus, ylläpito ja päivittäminen
Kajaanin Elo ry:n jäsenrekisterin ylläpitäjänä toimii Kajaanin Elo ry. Rekisterin käsittelijänä toimii erikseen tehtävään nimetty hallituksen jäsen. Rekisterin suojaamisesta ja turvallisuudesta huolehtii tehtävään erikseen nimetty hallituksen jäsen.
Kajaanin Elo ry:n jäsenrekisterin tietoja ei ikinä luovuteta sellaisenaan seuran ulkopuolisille tahoille. Rekisterin sisältämiä jäsentietoja voidaan kuitenkin luovuttaa koontina kohdassa Jäsenrekisterin käyttö määritellyllä tavalla. Jäsenrekisteriin merkittyjä yhteystietoja ei koskaan luovuteta seuran ulkopuolisille tahoille.
Jäsentietojen kerääminen
Keräämme vuosittain jäseniltämme jäsentietolomakkeen jäsenrekisteriämme varten.
Seuran verkkosivuilta löytyvä jäsentietolomake toimii valitun kauden jäsenyyshakemuksena ja tämän pohjalta seuran hallitus hyväksyy jäsenet.
Jäseneksi liittymisen ja jäsentietojen vuosittaisen päivittämisen yhteydessä täytettävä jäsentietolomake käsitellään seuran erikseen nimeämän hallituksen jäsenen toimesta ja tiedot talletetaan seuran jäsenreksiteriin. Jäsenrekisteri päivitetään vuosittain ja tämän yhteydessä poistamme kaikki yli viisi vuotta vanhat jäsentiedot.
Kun jäsen on lainmukaisesti hyväksytty seuran jäseneksi ja hän on suorittanut jäsenmaksunsa, hän saa henkilökohtaisen jäsenkortin.
Jäsenkortissa näkyvät jäsenen nimi, syntymäpäivä sekä jäsenyyskausi.
Jäsenten tunnistamiseksi rekisterimme sisältää seuraavat tiedot:
- Etu- ja sukunimi, syntymäpäivä ja kotiosoite
- Jäsenen sähköpostiosoite, sekä tieto saako sähköpostia käyttää seuran sisäiseen tiedotukseen
- Puhelinnumero
Jäsenrekisterin käyttö
Kajaanin Elo ry kuuluu Suomen voimisteluliitto Svoliin ja on velvollinen vuositasolla raportoimaan jäsenmääränsä tilastointia varten. Svolin tilastointia varten seuran vastuuhenkilö koostaa jäsenrekisteristä vuosittain koonnin, joka sisältää jäsenen nimen, sukupuolen, syntymäpäivän ja postinumeron. Tilastointi koskee koko seuran jäsenistöä ja sisältää liiton vaatiman vähimmäismäärän tietoa, seuran jäsenistöstä ja sen rakenteesta. Emme luovuta jäsenistön yhteystietoja seuran ulkopuolisille tahoille.
Tilastomuotoista tietoa seuran jäsenten ikä ja sukupuolijakaumasta, voidaan luovuttaa tarvittaessa seuran toiminnan kannalta merkityksellisille tahoille, kuten avustushakemuksiin. Tässä tarkoituksessa luovutettavasta tiedosta ei koskaan ole mahdollista tunnistaa henkilöä.
Kajaanin Elo ry pidättää oikeuden olla yhteydessä jäseniinsä jäsenlomakkeessa olevaan sähköpostiosoitteeseen. Jäsenrekisteriin kirjattuja yhteystietoja voidaan jäsenen salliessa käyttää myös Kajaanin Elo ry:n toimintaa ja tapahtumia koskevassa tiedottamisessa.
Tietojen poistaminen jäsenrekisteristä
Kaikki yli viisi vuotta päivittämättä olleet jäsentiedot siivotaan jäsenrekisteristä vuosittain. Jäsentiedot voidaan jäsenen henkilökohtaisesta pyynnöstä poistaa rekisteristä välittömästi jäsenyyden päättymisen jälkeen.
Mikäli jäsen on lomakkeessa sallinut Kajaanin Elo ry:n toimintaa koskevan sisäisen viestinnän, mutta haluaa myöhemmin kieltää sähköpostitiedotuksen, pyydämme teitä ilmoittamaan asiasta sähköpostitse kajaaninelo@gmail.com, otsikolla "Kajaanin Elon sähköpostitiedotuksen peruminen".
Mikäli jäsen haluaa ennen kauden päättymistä muuttaa jäsenrekisteriin ilmoittamiaan tietoja, jäsen voi olla asiaan liittyen yhteydessä sähköpostiosoitteeseen kajaaninelo@gmail.com, josta viesti ohjataan rekisterin ylläpitäjän käsittelyyn.